Alacak Yaşlandırma Raporu: 0-30, 31-60, 61-90, 90+ Gün Takibi

Alacak Takibi Neden Kritik?

Birçok restoran sahibi "biz peşin satıyoruz, alacak sorunumuz yok" der. Ancak kurumsal yemek anlaşmaları, catering hizmetleri, açık hesap çalışılan müşteriler ve paket servis platformlarından alacaklar düşünüldüğünden büyüktür. Türkiye'de KOBİ'lerin %35'i alacak tahsilat sorunları nedeniyle nakit sıkışıklığı yaşamaktadır. Alacak yaşlandırma raporu, paranızın nerede ve ne kadar süredir beklediğini gösterir.

Alacak Yaşlandırma Raporu Nedir?

Bu rapor, vadesi gelmiş ve gelmemiş tüm alacakları yaşlarına göre sınıflandırır. Her alacak, fatura tarihinden itibaren geçen gün sayısına göre bir yaş dilimine yerleştirilir. Amaç, yaşlanan alacakları erken tespit etmek ve tahsilat riskini yönetmektir.

Yaş Dilimleri ve Anlamları

0-30 Gün: Normal Vade Dönemi

Bu dilim, henüz vadesi gelmemiş veya yeni vadesi dolmuş alacaklardır. Toplam alacağın %70-80'i bu dilimde olmalıdır. Bu aşamada yapılacak iş, fatura doğruluğunu teyit etmek ve ödeme hatırlatma takvimini kurmaktır.

• Aksiyon: Fatura kesim gününde e-posta ile bildirim gönderin
• Vade 7 gün kala: Nazik hatırlatma mesajı
• Vade günü: Telefon ile teyit alın

31-60 Gün: Erken Uyarı Dönemi

Vadesi 1-2 ay geçmiş alacaklar alarm sinyalidir. Toplam alacağın %15'inden fazlası bu dilimde olmamalıdır. Bu aşamada tahsilat olasılığı hâlâ %85-90 civarındadır, ancak hızlı aksiyon gerektirir.

• Aksiyon: Haftalık telefon takibi başlatın
• Ödeme planı teklifi: Taksitlendirme seçeneği sunun
• Yeni sipariş kısıtlaması: Açık hesap limitini düşürün veya askıya alın

61-90 Gün: Kritik Dönem

90 güne yaklaşan alacaklar ciddi risk taşır. Tahsilat olasılığı %70-75'e düşer. Bu dilimde toplam alacağın %5'inden fazlası olmamalıdır. Resmi yazışma ve hukuki süreç hazırlığı başlamalıdır.

• Aksiyon: İhtar mektubu gönderin (noter veya iadeli taahhütlü)
• Yüz yüze görüşme: Üst düzey yöneticiyle doğrudan iletişim kurun
• Karşılık ayırma: Bu alacaklar için muhasebede %25 şüpheli alacak karşılığı ayırın

90+ Gün: Yüksek Risk Dönemi

90 günü aşan alacaklarda tahsilat olasılığı %50'nin altına düşer. Her geçen ay bu oran %10-15 daha düşer. Hukuki süreç başlatma veya profesyonel tahsilat şirketine devretme kararı verilmelidir.

• Aksiyon: Avukat aracılığıyla resmi ihtar
• İcra takibi: Ödeme yapılmazsa hukuki süreç başlatın
• Muhasebe kaydı: %50-100 karşılık ayırın ve vergi avantajından yararlanın

Raporu Nasıl Hazırlarsınız?

Veri Toplama

Tüm açık faturaları ve alacak kalemlerini listeleyin: kurumsal yemek faturaları, catering alacakları, paket servis platform alacakları, açık hesap müşteriler ve depozitolar. Her kalemin fatura tarihi, vade tarihi, tutar ve müşteri bilgisini kaydedin.

Sınıflandırma

Her alacağı ilgili yaş dilimine yerleştirin. Dilim toplamlarını ve yüzdelerini hesaplayın. Önceki ayla karşılaştırma yaparak trend analizi çıkarın.

Sağlıklı Alacak Dağılımı

• 0-30 gün: %75-80 (sağlıklı)
• 31-60 gün: %10-15 (kabul edilebilir)
• 61-90 gün: %3-5 (dikkat gerektirir)
• 90+ gün: %2'den az (acil müdahale)

Önleyici Tedbirler

• Kredi limiti belirleyin: Her kurumsal müşteri için maksimum açık hesap limiti koyun
• Peşinat alın: Catering ve özel etkinliklerde %50 peşinat talep edin
• Otomatik hatırlatma: Dijital sistemlerle vade hatırlatmalarını otomatikleştirin
• Referans kontrolü: Yeni kurumsal müşteriler için ticari referans isteyin

Alacak yaşlandırma raporunu ayda iki kez hazırlamak, nakit akışınızı kontrol altında tutar. Dijital muhasebe ve POS entegrasyonu ile bu rapor otomatik oluşturulabilir ve gerçek zamanlı takip edilebilir.